دليل المستخدم — ERP

دليل استخدام شاشة قوالب شروط الفواتير

القائمة: نظام المبيعات ← المدخلات ← قوالب شروط الفواتير.

لمن هي: مسؤول المبيعات أو من يهيّئ بيانات الفاتورة.

ما هي؟
نصوص شروط جاهزة (قوالب) تُختار أثناء إنشاء فاتورة المبيعات أو فاتورة عرض السعر، فتُنسخ في حقل الشروط وتُطبع في تذييل المطبوعة. الشاشة مُخصّصة للويب فقط؛ أما الديسكتوب فيستعمل نفس القوالب من داخل الفاتورة.

1) متى تستخدم هذه الشاشة؟

2) خطوات الاستخدام

  1. افتح الشاشة من القائمة إلزامي
    يظهر عنوان الشاشة «الشروط والأحكام» وتحته جدول القوالب.
  2. اضغط «: اضافة» إلزامي
    (هكذا يظهر النص في الشاشة، مع النقطتين قبلها) يُفتح نموذج تحرير في نافذة عنوانها «الشروط والأحكام».
  3. املأ الحقول إلزامي
    «الإسم» هو الاسم الذي يظهر في قائمة الاختيار داخل الفاتورة، ثم «نوع المستند» ثم نص «الشروط والأحكام» نفسه.
  4. حدّد «افتراضي» و«حالة التفعيل» اختياري
    «حالة التفعيل» مُعلَّمة عند الإضافة؛ القالب غير المُفعَّل لا يظهر في قائمة الفاتورة.
  5. اضغط «حفظ» إلزامي
    تظهر «تم حفظ السجل بنجاح» وتُحدَّث القائمة.
  6. تعديل أو حذف اختياري
    من نفس النافذة: «حذف» يظهر بعد اختيار سجل، ويطلب تأكيداً قبل التنفيذ.
  7. استعمل القالب في الفاتورة إلزامي
    في فاتورة المبيعات يوجد تبويب «الشروط والأحكام» فيه زر «بحث» يعرض القوالب المُفعَّلة لنوع المستند، واختيار واحد منها ينسخ نصه في الحقل؛ ومعه زر «: اضافة» لمن يملك إذن الإضافة، ينشئ القالب ويعدّله من داخل الفاتورة نفسها بدون العودة لهذه الشاشة.

3) حقول الشاشة

الحقلالشرح
الإسماسم القالب كما يظهر في قائمة الاختيار بالفاتورة — إلزامي، حتى 150 حرفاً.
نوع المستند«فاتورة المبيعات » أو «فاتورة عرض سعر»؛ يحدّد في أي فاتورة يظهر القالب.
الشروط والأحكامنص الشروط نفسه، متعدد الأسطر؛ الأسطر تُطبع كما هي في تذييل الفاتورة.
افتراضييعلم أن هذا القالب هو المُقترح أولاً لنوع المستند.
حالة التفعيلمُعلَّمة افتراضياً؛ بإلغائها يختفي القالب من قائمة الفاتورة مع بقائه في الشاشة.

أعمدة الجدول: م · «الإسم» · «نوع المستند» · «افتراضي» · «نشط».

4) في الديسكتوب

لا قائمة ديسكتوب مستقلة لهذه الشاشة؛ إدارتها من الويب. أما استعمال القوالب فموجود في الفاتورة على الديسكتوب: تبويب «شروط الفاتورة» فيه محرر النص وزر «بحث»؛ يفتح «بحث» قائمة بالقوالب المُفعَّلة لنوع المستند، واختيار اسم ينسخ شروطه في المحرر. وإن لم توجد بيانات تظهر رسالة «لا توجد بيانات».

5) رسائل الخطأ الشائعة

الرسالةمعناها وما تعمل
«يجب ادخال الاسم»حفظ بدون «الإسم»؛ اكتب اسماً مميزاً يسهل قراءته في قائمة الفاتورة.
«تم حفظ السجل بنجاح»نجاح الحفظ أو التعديل، وليس خطأ.
«لم يتم الحفظ»رفض الحفظ؛ أعد المحاولة، وإذا تكرر فتحدي من الصلاحيات أو من الاتصال.
«تم الحذف»نجاح الحذف.
«لم يتم الحذف»رفض الحذف؛ تحقق من إذن «حذف قالب شروط».
« هل تريد حذف السجل؟ تأكيد الحذف؟»تأكيد قبل الحذف؛ لا شيء يُحذف قبل الموافقة.

6) الصلاحيات

الإذنما يفتحه
قوالب شروط الفواتيرظهور عنصر القائمة وفتح الشاشة.
اضافة قالب شروطزر «اضافة» في الشاشة، وزر «اضافة» داخل تبويب الشروط في الفاتورة.
تعديل قالب شروطفتح قالب للتعديل، وتعديله من قائمة الفاتورة أيضاً.
حذف قالب شروطزر «حذف» وتأكيد الحذف.
بحث عن قالب شروطالبحث/التصفية في قائمة القوالب.

كتابة النص في فاتورة بعينها تحتاج إذن «تعديل شروط الفاتورة» الخاص بالمستند؛ بغيابه يظهر الحقل للقراءة فقط.

7) أسئلة شائعة

السؤالالجواب
هل يعدّل القالب الفواتير المحفوظة سابقاً؟لا. النص يُنسخ في الفاتورة عند الاختيار ويُحفظ معها؛ تعديل القالب بعد ذلك لا يمسّ أي فاتورة صدرت.
لماذا لا يظهر زر الإضافة على الشاشات الكبيرة؟زر «: اضافة» في هذه الشاشة يظهر على النوافذ الضيّقة فقط (على الشاشات العريضة لا يظهر)؛ الأسهل استخدام زر «: اضافة» داخل تبويب الشروط في الفاتورة، فهو ظاهر هناك دائماً.
هل يظهر القالب في كل الفواتير؟لا؛ فقط في نوع المستند المسجَّل عليه — «فاتورة المبيعات » أو «فاتورة عرض سعر».
كم سطراً يُطبع في التذييل؟يتوسّع التذييل مع عدد الأسطر حتى حدٍّ معيّن؛ النص الطويل جداً يقتطع، فاجعل الشروط مختصرة أو قسمها على قالبين.
ما الفرق مع «قوالب الطباعة»؟«قوالب الطباعة» تُغيّر شكل المطبوعة نفسها، وهذه الشاشة نصٌّ داخل تذييل تلك المطبوعة.

8) روابط ذات صلة

فهرس مدخلات المبيعات · فاتورة المبيعات · قوالب الطباعة