دليل استخدام شاشة مجموعات الأصناف
ما هي مجموعة الأصناف؟
هي التصنيف الذي يندرج تحته الصنف (مثلاً: مواد أولية ← أقمشة ← قطن). المجموعة ليست مخزناً ولا موقعاً فعلياً؛ هي طريقة ترتيب للأصناف وللتقارير، وهي التي تحمل غالباً الإعدادات الافتراضية التي ترثها الأصناف التابعة لها.
هي التصنيف الذي يندرج تحته الصنف (مثلاً: مواد أولية ← أقمشة ← قطن). المجموعة ليست مخزناً ولا موقعاً فعلياً؛ هي طريقة ترتيب للأصناف وللتقارير، وهي التي تحمل غالباً الإعدادات الافتراضية التي ترثها الأصناف التابعة لها.
1) متى تستخدم هذه الشاشة؟
- عند تجهيز النظام لأول مرة: تبني شجرة المجموعات قبل تسجيل الأصناف.
- عند إضافة نشاط أو قسم جديد (مثلاً فتحت قسم إكسسوارات).
- عند تصحيح إعداد افتراضي يسري على كل أصناف المجموعة (نسبة الربح، الضريبة، عملة مخزون المجموعة).
- قبل الاستيراد من Excel، لأن كل صنف مستورد يجب أن يجد مجموعته جاهزة.
تنبيه: لا يمكن حفظ صنف بدون مجموعة في كثير من الإعدادات، والمجموعة يجب أن تحمل رقماً صحيحاً
حتى يقبلها الاستيراد. حذف مجموعة عليها أصناف ممنوع.
2) خطوات الاستخدام
- افتح شاشة «مجموعات الأصناف» إلزامي
تظهر شجرة/قائمة المجموعات مع أزرار إضافة وتعديل وحفظ وبحث. - أدخل «رقم المجموعة» إلزامي
رقم صحيح لا يتكرّر. يُفضَّل اتّباع ترقيم هرمي (10 رئيسية، 1010 تابعة لها) حتى تبقى الشاشة مفهومة. - أدخل «اسم المجموعة» إلزامي والاسم الإنجليزي اختياري
- حدّد «المجموعة الأب» شرطي
اتركها فارغة للمجموعات الرئيسية، واختر أباها إن كانت فرعاً منها. الترتيب (رقم) يتحكّم بموضعها داخل الأب. - اضبط الإعدادات الافتراضية للمجموعة اختياري
الربح نسبة / مبلغ والخصم نسبة / مبلغ: تُقترح تلقائياً عند إضافة صنف جديد تحتها.
عملة مخزون المجموعة: العملة التي يُقيَّم بها رصيد أصنافها.
خاضع لضريبة القيمة المضافة + نوع الضريبة + السعر شامل الضريبة.
استخدام تاريخ الانتهاء + تنبيه قبل الانتهاء بـ (يوم/شهر/سنة).
السماح بالبيع بأقل من التكلفة · السماح بالكميات السالبة · إخفاء المجموعة · الطابعة الافتراضية · حالة التفعيل.
خيار تطبيق على جميع الأصناف: ينقل هذه الإعدادات إلى كل أصناف المجموعة فوراً. - اربطها بالفروع/المخازن عند الحاجة شرطي
في المنشآت متعددة الفروع يمكن تخصيص مجموعات معيّنة لفروع معيّنة فلا تظهر لغيرها. - أضف صورة المجموعة اختياري
تُستخدم للعرض بالصور بدل الأسماء على الشاشات التي يفعَّل فيها خيار الصور. - احفظ إلزامي ثم انتقل إلى شاشة الأصناف لتسجيل الأصناف تحتها.
3) الحقول المهمة
| الحقل | معناه للمستخدم |
|---|---|
| المجموعة الأب | يحدّد مستوى الصنف في الشجرة؛ تغييرها ينقل الأصناف ظاهرياً إلى قسم آخر دون تعديل كل صنف. |
| الربح نسبة | نسبة تُضاف على سعر الشراء لاقتراح سعر البيع عند تسجيل الصنف. |
| عملة مخزون المجموعة | أساس تقييم الرصيد والتكلفة؛ تغييرها بعد وجود حركات يحتاج إعادة تقييم. |
| تطبيق على جميع الأصناف | زر تنفيذ — لا يحفظ فقط، بل يعدّل كل أصناف المجموعة. استخدمه بحذر. |
| إخفاء المجموعة | تختفي هي وأصنافها من قوائم الاختيار مع بقاء أرصدتها وتاريخها. |
4) أسئلة شائعة
| السؤال | الإجابة |
|---|---|
| هل يمكن تغيير المجموعة الأب بعد وجود أصناف؟ | نعم، لكن راجع التقارير التجميعية لأن تصنيف الأصناف تغيّر. |
| هل إعدادات المجموعة تُطبَّق على الأصناف القديمة تلقائياً؟ | لا — تُطبَّق على الجديد منها؛ للقديم استخدم «تطبيق على جميع الأصناف». |
| لماذا رفض الاستيراد مجموعة صفي؟ | غالباً لأن رقمها ليس صحيحاً أو لأنها غير مسجّلة أصلاً؛ راجع دليل الاستيراد. |
| هل أحتاج مجموعة لكل مخزن؟ | لا، المجموعة تصنيف منطقي والمخزن مكان; يمكن لمجموعة واحدة أن تتوزّع على عدة مخازن. |