دليل استخدام شاشة مراجعة قيود المستندات
1) متى تستخدم هذه الشاشة؟
- قبل الإقفال الشهري أو السنوي للتأكد من عدم وجود مستندات غير متزنة.
- عند اختلاف ميزان المراجعة أو يومية الصندوق عن مجاميع المستندات.
- بعد استيراد بيانات أو ترقية قاعدة بيانات، للتأكد من سلامة القيود.
- عند الشك في مستند عُدِّل بعد اعتماد أو حُذف جزء من قيودته.
تنبيه: قائمة النتائج هذه للقراءة والفحص؛ الضغط على تعديل
يفتح المستند نفسه في شاشته، وأي تغيير فيه قد يعيد الترحيل. لا تعدّل مستنداً بعد تاريخ إقفاله، وراجع
اقفالات نظام الحسابات قبل أي تصحيح.
2) خطوات الاستخدام
-
حدّد الفترة إلزامي
من تاريخ والى تاريخ، وفعّل بين تاريخين إن أردت المدى كاملاً؛ أو اختر الفترة المالية. -
ضيّق النطاق شرطي
الفرع · نوع المستند · اسم النظام · المستخدم · رقم المستند. -
اضغط «بحث» إلزامي
تُعبَّأ شبكة بيانات الحركات بالمستندات غير المتزنة فقط. -
اقرأ عمود «فارق» إلزامي
العمودان فارق وفارق محلي يبينان مقدار الاختلال لكل مستند — والمطلوب أن تكون القائمة فارغة. -
افتح المستند المخِل وصحّحه شرطي
حدّد الصف ثم تعديل لتعديل قيودته في شاشته الأصلية، وتأكد أن مجموع ج/ مدين يساوي ج/ دائن. -
أعد الفحص ثم اخرج إلزامي
تراجع لإعادة ضبط شروط البحث، وخروج لإغلاق الشاشة.
3) الأعمدة وشروط البحث
| العنصر | المقصود به |
|---|---|
| رقم النظام · رقم المستندالرئيسي | تعريف المستند داخل النظام المخزني/المالي |
| اسم النظام · نوع المستند · الفرع | أين حدث الاختلال |
| ج/ مدين · ج/ دائن | مجموع القيود مدين/دائن بعملة المستند |
| ج./مدين محلي · ج./دائن محلي | نفس المجاميع بالعملة المحلية |
| فارق · فارق محلي | مقدار عدم التوازن — هذا هو المطلوب |
| اجمالي المستند · إجمالي محلي · الاجمالي | مجاميع المستند كما يقرأها النظام |
| اسم الحساب · البيان | القيد المتهم بتوضيح بيانه |
| تاريخ المستند · تاريخ التعديل · المستخدم | من متى ولماذا ظهر الاختلال |
| من تاريخ · الى تاريخ · بين تاريخين · الفترة المالية | شروط المدى الزمني |
| بحث · تراجع · تعديل · خروج | أزرار العمل على الشاشة |
4) أسئلة شائعة
| الموقف | السبب والحل |
|---|---|
| القائمة فارغة | هذا هو المطلوب: لا مستندات غير متزنة في المدى المختار. |
| الفارق بسيط جداً (كسور عشرية) | غالباً من تغيير عدد الخانات العشرية في متغيرات النظام؛ وحّد الأرقام ثم أعد الإدخال. |
| الفارق كبير في سند صرف واحد | قيد ناقص أو حُذف من المستند؛ افتحه بـتعديل وأعد توازن القيود. |
| ظهر الفارق بعد ترقية أو استيراد | قيود لم تُرحَّل كاملة؛ راجع ما استُورد ثم صحّح المستندات الواردة هنا. |
| لا يظهر لي شيء رغم وجود أخطاء في ميزان المراجعة | وسّع المدى الزمني أو ألغِ شرط الفرع/نوع المستند ثم أعد البحث. |
| هل تُفتح هذه الشاشة في الويب؟ | لا؛ ديسكتوب فقط. |
| من يفتحها؟ | المحاسب المسؤول أو مسؤول النظام؛ صلاحيتها تُمنح من بيانات المجموعات. |