دليل استخدام شاشة بيانات المنشأة
1) متى تستخدم هذه الشاشة؟
- عند تشغيل النظام لأول مرة، قبل إصدار أي فاتورة.
- تغيير الشعار أو إضافة ترويسة جديدة (اسم الفرع، رقم الهاتف، شعار الزكاة) للفواتير والتقارير.
- تصحيح العنوان الوطني أو الرقم الضريبي بعد افتتاح فرع جديد أو تعديل بيانات السجل التجاري.
- ربط شهادة الفوترة الإلكترونية (ZATCA) عند العمل في السعودية.
تنبيه: ما تحفظه هنا يُطبع في كل فاتورة وتقرير فوراً بعد الحفظ. الرقم الضريبي
والعنوان من بيانات الفاتورة القانونية، فتعديلهما بعد الإرسال للجهات المنظمة قرار نظامي لا مجرد تنسيق.
عند ربط ZATCA يظهر تحذير إن لم تكن صاحب صلاحية التعديل: «ليس لديك صلاحية تعديل بيانات ZATCA للمنشأة.»
2) خطوات الاستخدام
-
اختر نوع الترويسة إلزامي
«افتراضية» في الديسكتوب / «النوع الافتراضي» في الويب = اسم المنشأة وسطور نصية يميناً ويساراً. «صورة فقط» = صورة واحدة تُطبع مكان الترويسة (وتصبح صور رأس وتذييل الصفحة هي الشكل كاملاً). -
ارفع الشعار اختياري
الديسكتوب: زر … بجوار «الشعار» (ويمتد القَصّ بزر «قص الصورة»). الويب: زر اختيار الشعار — الأنواع المسموحة jpg / jpeg / png والحد 5 ميغا بايت. -
املأ سطور الترويسة شرطي
عند النوع الافتراضي: «السطر الأول يمين» و«السطر الأول يسار» وما بعدهما حتى الثالث في الديسكتوب، وحتى الرابع في الويب. اترك السطر غير المستخدم فارغاً حتى لا يظهر كسطر فاضي في الطباعة. -
ادخل بيانات الطباعة القانونية إلزامي
«الرقم الضريبي :» و«السجل المالي» (في الديسكتوب: «رقم السجل التجاري»)، ثم العنوان: الشارع، رقم المبنى، الحي، المدينة، البلد، الرمز البريدي، الرقم الإضافي، ومعرف البائع الإضافي. -
بيانات الفوترة الإلكترونية شرطي
في تبويب ZATCA الصق «المفتاح الخاص» و«شهادة الفاتورة» و«السر السري PCSID» — أو استخدم معالج ربط ZATCA وتجديد شهادة ZATCA في الديسكتوب. -
احفظ إلزامي
حفظ في الويب، وحفظ/الغاء في الديسكتوب. تظهر «تم الحفظ» أو «لم يتم الحفظ» في الويب.
3) الحقول
| الحقل | ماذا يفعل | حالته |
|---|---|---|
| اسم المنشأة | الاسم الذي يظهر في رأس الفاتورة ويُستخدم في التقارير | إلزامي |
| افتراضية / النوع الافتراضي · صورة فقط | شكل الترويسة المطبوعة: نص أم صورة كاملة | إلزامي |
| الشعار · اختيار الشعار · قص الصورة | صورة صغيرة أعلى المستند؛ القص متوفر في الديسكتوب | اختياري |
| السطر الأول/الثاني/الثالث/الرابع — يمين ويسار | سطور نصية حرة في رأس الفاتورة (اسم الفرع، العنوان المختصر، الهاتف) | شرطي عند النوع الافتراضي |
| صورة رأس الصفحة · صورة تذييل الصفحة · التذييل | صور تُطبع أعلى وأسفل المستند عند نوع «صورة فقط» | شرطي |
| الرقم الضريبي : | الرقم المسجَّل لدى الجهة المنظمة؛ في السعودية 15 رقم تبدأ بـ3 | إلزامي عند تفعيل الفوترة الإلكترونية |
| السجل المالي / رقم السجل التجاري | رقم السجل لدى وزارة التجارة | اختياري |
| تنسيق وقت الطباعة | صيغة الوقت المطبوع في الفاتورة، مثل dd/MM/yyyy:hh:mm:ss tt | اختياري |
| اسم الشارع : · رقم المبنى · الحي : · المدينة · البلد · الرمز البريدي · الرقم الإضافي | العنوان الوطني بصيغة الفاتورة الإلكترونية | إلزامي عند تفعيل الفوترة الإلكترونية |
| المحافظة · الجهة (Plot Identification 4 Digits) · معرف اخر (Party Identification Id) / معرف البائع الإضافي | حقول تفصيلية يطلبها الامتثال الإلكتروني | اختياري |
| صورة العلامة المائية الخاصة بالتقارير · صورة الختم · درجة شفافية الصورة | علامة مائية وختم يُطبعان فوق التقارير (ديسكتوب، تبويب «بيانات اضافية») | اختياري |
| المفتاح الخاص (Private Key PEM) · شهادة الفاتورة · السر السري PCSID | اعتماد الفاتورة إلكترونياً؛ تُحفظ مشفّرة | شرطي عند الربط بـZATCA |
4) أسئلة شائعة
| الموقف | السبب والحل |
|---|---|
| «يجب إدخال اسم المنشأة» / «يجب إدخال رقم المبنى» / «يجب إدخال اسم الشارع» / «يجب إدخال اسم المدينة» عند الحفظ | هذه التحققات تعمل فقط إذا كان النظام يعمل بالضريبة ومرتبطاً بالفوترة الإلكترونية. أكمل الناقص من تبويب العنوان. |
| «رقم السجل الضريبي غير صحيح. يجب أن يتكون من 15 رقماً ويبدأ بالرقم 3» | الرقم ليس سعودياً بصيغة صحيحة؛ تحقق من الرقم كما هو في شهادة التسجيل. |
| «يجب إدخال الرمز البريدي الصحيح (5 أرقام)» | الرمز البريدي السعودي خمسة أرقام بالضبط. |
| «يجب تحديد الدولة كـ (السعودية)» | الربط مع هيئة الزكاة يفرض الدولة السعودية؛ صحّح حقل البلد. |
| «امتداد الملف غير مقبول» (ديسكتوب) / «نوع الملف غير مقبول ، الأنواع المسموحة هي» (ويب) | استخدم jpg / jpeg / png فقط للشعار. |
| «حجم الملف يجب ان لا يتجاوز 5 ميغا بايت» | صغّر صورة الشعار قبل رفعها؛ الصورة الكبيرة تبطئ الطباعة أيضاً. |
| «لم يتم تحديد منشأة في الجلسة.» | لم تُنشأ منشأة أو لم تُختر بعد الدخول؛ سجل الدخول على المنشأة الصحيحة أولاً. |
| «ليس لديك صلاحية تعديل بيانات ZATCA للمنشأة.» | بيانات الفوترة الإلكترونية محمية بصلاحية أعلى من صلاحية الشاشة؛ راجع مسؤول النظام. |
| الشعار لا يظهر في التقارير المصمّمة | بعض التقارير تستخدم ترويسة خاصة بها من مصمم التقارير، لا ترويسة هذه الشاشة. |
| الشعار موجود لكن الترويسة النصية اختفت | النوع محدد على «صورة فقط»؛ أعد التحديد إلى «افتراضية» واحفظ. |